dystrybucja.warszawa.pl

Program

1. Organizacja obiegu informacji: * Źródła i rodzaje informacji * Zasady prawidłowego obiegu * Systemy kancelaryjne * Instrukcja kancelaryjna * Klasyfikacja i przechowywanie informacji
2. Zasady korespondencji biurowej: * Właściwe prowadzenie korespondencji * Układ pisma i części składowe * Sposoby adresowania * Znaki powoławcze * Przedmiot sprawy i treść pisma * Sposoby podpisywania * Elementy dodatkowe pism * Adresowanie kopert * Pisma zatytułowane w korespondencji biurowej * Techniki tworzenia pism * Pisma grzecznościowe
3. Czynności kancelaryjne: * Niezbędne wyposażenie * Organizacja obiegu pism * Dziennik korespondencyjny * Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji * Wysyłanie korespondencji
4. Menedżerskie funkcje asystentki/asystenta: * Pozycja asystentki/asystenta w strukturze firmy * "Zgrany zespół", czyli współpraca z szefem * Gospodarowanie czasem * Planowanie celów * Ustalanie priorytetów
5. Komunikacja werbalna i niewerbalna w pracy sekretarki/sekretarza: * Techniki aktywnego słuchania * "Mowa ciała" * Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania * Umiejętność obserwacji i refleksji * Asertywność i zachowania asertywne
6. Kontakt telefoniczny z klientem: * Opracowanie standardów prowadzenia rozmów telefonicznych (jak rozmawiać z różnymi typami klientów np. zdenerwowanym, agresywnym, małomównym) * Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy
7. Wizyty klientów w siedzibie firmy: * Umiejętność szybkiej diagnozy: potencjalny inwestor czy przypadkowy gość * Radzenie sobie z trudnymi klientami i niezapowiedzianymi wizytami (panowanie nad własnymi emocjami; utrzymywanie kontaktu wzrokowego; okazywanie empatii)
8. Kreowanie wizerunku firmy, biura i sekretarki/sekretarza: * Znaczenie właściwego wystroju pomieszczeń * Dobór stroju odpowiedniego do sytuacji i wykonywanych podczas pracy zadań
9. Biurowy savoir-vivre: * Uprzejmość i trzy magiczne słowa "proszę, dziękuję przepraszam" * Punktualność * Sposoby witania się * Bilety wizytowe * Uśmiech i życzliwość * Dyskrecja
10. Zasady organizacji spotkań: * Z pracownikami własnej firmy * Z potencjalnymi klientami * Z klientami kluczowymi
11. Metody radzenia sobie ze stresem: * Pozytywny wizerunek rzeczywistości * Umiejętność udzielania i przyjmowania wsparcia * Umiejętność relaksacji * Dbanie o kondycję fizyczną i zdrowy tryb życia
12. Prawo pracy - elementy niezbędne w pracy sekretarki/sekretarza: * Akta osobowe pracowników * Czas pracy wg obowiązujących przepisów * Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę

Cel szkolenia

* Doskonalenie pracy w zakresie prowadzenia sekretariatu i obsługi klientów
* Omówienie zasad prawidłowego obiegu informacji
* Zapoznanie uczestników ze znaczeniem sekretariatu w tworzeniu wizerunku firmy
* Opanowanie zasad korespondencji biurowej i czynności kancelaryjnych
* Praktyczne ćwiczenie umiejętności komunikacyjnych, z uwzględnieniem trudnych sytuacji, występujących w pracy sekretarki/sekretarza
* Poznanie technik relaksacyjnych, niwelujących stres
* Zapoznanie uczestników z podstawami prawa pracy

Forma szkolenia

METODY: wykład dostarczający niezbędnej wiedzy; symulacje różnych sytuacji zawodowych, prezentacje, ćwiczenia w podgrupach, analiza, dyskusje, wymiana poglądów między uczestnikami zajęć

Grupa docelowa

* Osoby zajmujące stanowiska związane z prowadzeniem sekretariatu (biura); osoby zainteresowane kreowaniem wizerunku firmy/instytucji

Firma

SYNTEZA PZiD